Tietosuoja

Käytämme henkilötietoja lähes kaikessa mitä teemme, koska se mahdollistaa parhaan mahdollisen palvelun tarjoamisen sinulle.

Käytämme henkilötietoja lakisääteisten velvoitteidemme toteuttamiseen (esim. opiskeluvalinta, koulutuksen järjestäminen, työsuhteen hoitaminen) sekä erilaisten palveluidemme markkinointiin, tuottamiseen ja laskuttamiseen.

Lisäksi käytämme henkilötietoja toimintamme kehittämiseen sekä raportointiin viranomaisille lakien ja velvoitteiden mukaisesti.

Sivustollamme käytetään evästeitä (cookies). Ne ovat pieniä datatiedostoja, jotka siirtyvät tietokoneellesi, kun otat yhteyden verkkosivustoon. Evästeet tallentuvat selaimen käyttämien tiedostojen yhteyteen. Osa evästeistä on käytössä selainistunnon ajan, osa pidempään.

Evästeet voidaan jakaa neljään kategoriaan: välttämättömiin, toiminnallisiin, analytiikkaan ja markkinointievästeisiin. Osa evästeistä on välttämättömiä sivuston teknisen toiminnan kannalta. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai analytiikassa.

Toiminnalliset evästeet taas parantavat sivuston toimintaa, esimerkiksi mahdollistamalla chat-botin toiminnan. Analytiikkaevästeet keräävät anonyymia tietoa tilastoja ja sivuston kehitystä varten. Markkinointievästeiden avulla voidaan esimerkiksi kohdentaa sivuston käyttäjälle mainontaa. Lisäksi sivustolla voi olla esimerkiksi sosiaalisen median laajennuksia, joita voit hyödyntää ollessasi kirjautuneena sometilillesi.

Vaihtoehtoisesti voit estää evästeiden käytön kokonaan. Evästeiden käyttöä voi rajoittaa tai sen voi estää Internet-selaimen kautta (katso tarkemmat tiedot selaimen ohjeista). Huomaa, että valintasi ovat selainkohtaisia, eli sinun tulee tehdä haluamasi valinnat jokaisella käyttämälläsi selaimella erikseen.

Jos estät kaikkien evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi oikein.

Tietoja sinusta kerätään esimerkiksi silloin, kun haet meille opiskelijaksi tai kun aloitat opinnot Sampossa. Saamme tietoja sinulta itseltäsi, viranomaisilta (esimerkiksi opetushallituksen yhteishakurekisteristä) ja muilta julkishallinnon toimijoilta (esimerkiksi muut koulutuksenjärjestäjät). Opiskeluaikanasi sinusta kertyy henkilökunnan tallentamina esimerkiksi opintosuorituksiin, arviointiin ja henkilökohtaisiin opiskelu- tai valmennusjärjestelyihin liittyvää tietoa.

Asiakkaanamme (esimerkiksi parturi-kampaamo tai auton huolto) keräämme sinulta itseltäsi yleensä nimi- ja yhteystiedot sekä muita asiakkuutesi hoitamisen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten esimerkiksi ajanvaraus- ja laskutustietoja. Voimme kerätä sinulta myös muita palvelun tarjoamisen kannalta tarpeellisia tietoja erikseen antamasi suostumuksen perusteella.

Työntekijänä tai luottamushenkilönä keräämme sinusta vain työsuhteen tai luottamushenkilösuhteen hoitamisen kannalta tarpeellisia sinun antamiasi henkilötietoja.

Varmistamme, että henkilötietojesi käsittelylle on laissa säädetty oikeusperuste. Käsittelemmekin henkilötietojasi aina jollakin seuraavista lainmukaisista perusteista:

1. Olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
2. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa sinä olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi.
3. Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi.
4. Käsittely on tarpeen sinun tai toisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi.
5. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai meille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
6. Käsittely on tarpeen meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Tietojasi käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä johdosta tarve ja oikeutus käsitellä henkilötietojasi. Koulutussopimus- ja oppisopimustilanteissa tätä varten tarvittavia tietoja käsittelee myös kyseisen työnantajan edustaja.

Käytämme alihankkijoita ja kumppaneita joidenkin palveluiden tuottamisessa ja tarjoamisessa (esimerkiksi henkilöstön palkanmaksu). Tämän takia henkilötietojasi voidaan siirtää tällaisille tahoille meidän toimeksiannostamme tapahtuvaa käsittelyä varten. Nämä tahot voivat käsitellä tietojasi vain antamiemme ohjeiden mukaisesti. Heillä ei ole oikeutta käyttää tietojasi omiin tarkoituksiinsa.

Varmistamme sopimus- ja muilla järjestelyillä, että tietojasi käsitellään aina huolellisesti, hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen ja tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla myös alihankkijoidemme ja kumppaneidemme toimesta.

Mikäli olet hakeutumassa vaihto-opiskelijaksi tai koulutussopimussuhteeseen Suomen ulkopuolelle, joudumme luovuttamaan tätä varten tarvittavia tietoja suostumuksellasi kohdemaan oppilaitokseen, työpaikkaan tai viranomaisille.

Tietojasi käsitellään alla mainittuja tarkoituksia varten:

• opiskelu- tai valmennuspalveluiden ja niihin liittyvien velvollisuuksien toteuttaminen
• sovittujen palvelujen tuottaminen ja toimittaminen
• työsuhteen ja luottamushenkilösuhteen velvollisuuksien hoitaminen
• palvelujen ja oppilaitoksen toiminnan kehittäminen
• laskutus

Tietojasi käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja sinun kannalta läpinäkyvästi. Sampon henkilöstö noudattaa vaitiolovelvollisuutta käsitellessään tietojasi. Säilytämme sinua koskevat tiedot luottamuksellisina ja käytämme tietoja vain laissa tai tietoja kerättäessä ilmoitettuihin ennalta määrättyihin tarkoituksiin.

Pyrimme pitämään huolen, että tiedot ovat ajantasaisia ja oikeellisia. Hävitämme vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot lakien ja viranomaisohjeiden edellyttämällä tavalla.

Sampon toiminnan luonteesta ja siihen liittyvistä lakivelvollisuuksista johtuen opiskelijoista, valmentautujista ja henkilöstöstä joudutaan keräämään myös erityisiä henkilötietoja (aiemmin termi: arkaluonteiset henkilötiedot), kuten esimerkiksi terveyttä koskevia tietoja. Näitä tietoja tarvitaan muun muassa opiskeluturvallisuutta sekä vakuutus- ja sairauspäivärahakorvauksia varten. Vastaavasti erityisiä henkilötietoja tarvitaan tiettyjen asiakaspalvelujen, kuten esimerkiksi kosmetologipalveluiden, turvallisessa toimittamisessa.

Arkaluonteisen henkilötiedon käsittelyssä noudatetaan erityistä varovaisuutta. Arkaluonteista henkilötietoa saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden tehtäviin se kuuluu. Tietoihin pääsy rajoitetaan henkilökohtaisin käyttäjäoikeuksin.

Suojaamme henkilötietosi käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Tällaisia keinoja ovat muun muassa ennakoiva ja reaktiivinen riskienhallinta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta, palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen, päätelaitteiden sekä kulunvalvonnan ja turvallisuusjärjestelmien käyttö.

Varmistamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstömme osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja arvioinneilla sekä seuraamme henkilötietoa sisältävien järjestelmien käyttöä, oikeuksia ja niiden lokitietoja. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Säilytämme tarpeellisia tietojasi vähintään opintojesi tai asiakas- tai työsuhteesi keston ajan. Tämän jälkeen tietojen säilytysaika riippuu tiedoista ja niiden käyttötarkoituksesta. Noudatamme lakisääteisiä velvoitteita tietojen säilyttämisessä.

Henkilötietojen luovuttamisella tarkoitetaan tilanteita, joissa henkilötietojasi annetaan toisen rekisterinpitäjän omaan itsenäiseen käyttöön. Tällaiseksi tietojen luovuttamiseksi ei katsota tilannetta, jossa käytämme palveluntuottajia, joiden kanssa meillä on sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Emme luovuta tietojasi sivullisille ilman suostumustasi, ellei tietojen luovuttaminen perustu lain säännökseen. Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi luovutamme henkilötietojasi tietyille viranomaisille, kuten esimerkiksi Opetushallitukselle Oma Opintopolku -palveluun sekä tarvittaessa vero- tai ulosottoviranomaisille.

Muille ulkopuolisille tahoille voimme luovuttaa tietojasi vain suostumuksellasi tai silloin, kun tietojen luovuttaminen on osa tarjottavaa tuotetta tai palvelua.

Emme myy tai muutenkaan luovuta tietojasi markkinointitarkoituksiin Sampon ulkopuolisille tahoille.

Lisäksi tietojasi saattavat käsitellä sopimuskumppanimme Sampon toimeksiannosta (esimerkiksi henkilöstön palkanmaksu). Vastaamme myös tällaisesta käsittelystä sinulle.

Mikäli olet hakeutumassa vaihto-opiskelijaksi tai koulutussopimussuhteeseen ETA-alueen ulkopuolelle, joudumme luovuttamaan tätä varten tarvittavia tietoja suostumuksellasi kohdemaan oppilaitokseen, työpaikkaan tai viranomaisille.

Sinulla on alla kuvatulla tavalla oikeus muun muassa tarkastaa henkilörekistereissämme olevat tietosi, vaatia virheellisten tietojen korjaamista ja kieltää tarpeettomien tietojen käsittely. Meillä voi kuitenkin olla lakisääteisiä velvollisuuksia käsitellä ja säilyttää henkilötietojasi, vaikka pyytäisit käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista.

Vastaamme oikeuksiesi käyttämistä koskevaan pyyntöön viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Poikkeustilanteissa voimme lainsäädännön sallimalla tavalla jatkaa määräaikaa kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Mikäli henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus nähdä ja tarkastaa tietosi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus vaatia meitä oikaisemaan mahdolliset virheelliset henkilötiedot sekä täydentämään mahdolliset puutteelliset tiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää poistamaan henkilötietosi ja peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn. Tällaisia tilanteita ovat mm. se, että emme enää tarvitse henkilötietojasi niihin tarkoituksiin, joita varten ne alun perin kerättiin tai että perut suostumuksesi, joka on ollut edellytys henkilötietojesi käsittelylle.

Tietojasi ei voida poistaa silloin, kun henkilötietojasi käsitellään lakisääteisiin tehtäviin liittyen tai jos niiden säilyttäminen perustuu lain säännökseen. Tietojasi ei voida poistaa myöskään silloin, jos ne ovat tarpeellisia oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai tällaiseen vaatimukseen vastaamiseksi. Tuhoamme tietosi ilman eri pyyntöä, kun meillä ei ole enää perustetta käsitellä henkilötietojasi.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on erikseen säädettyjen edellytysten täyttyessä oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ei kuitenkaan koske tilanteita, joissa käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada itse toimittamasi henkilötiedot meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja oikeus saada tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin, kuin käsittely perustuu meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseen. Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä henkilötiedoillasi suoritettavaa profilointia.

Oikeus tehdä valitus

Mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.

Voit käyttää oikeuksiasi tekemällä kirjallisen pyynnön esimerkiksi tietojen tarkistamisesta, oikaisusta tai poistamisesta Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymälle. Pyynnön tekeminen on pääsääntöisesti maksutonta. Jos oikaisupyyntö on perusteeton tai kohtuuton, rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä. Tietosi voit tarkastaa maksutta kerran vuodessa.

Pyynnön voit tehdä oheisilla lomakkeilla.

Henkilötietojen tarkastuspyyntö

Henkilötietojen oikaisupyyntö

Pyyntösi sujuvaa käsittelyä varten tarvitsemme asiaan liittyvät mahdollisimman tarkat tiedot sekä varmistamme sinun henkilöllisyytesi. Tämän vuoksi suosittelemme ennen pyynnön lähettämistä ottamaan yhteyttä tietosuojavastaava Ari Tanskaseen, puh. 040 661 0680, tietosuoja(at)edusampo.fi.

Pyyntö lähetetään Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän kirjaamoon:
PL 303 (Armilankatu 40), 53101 Lappeenranta
kirjaamo(at)edusampo.fi
p. 020 496 00

Haluamasi tiedot voit saada paperilla, sähköisesti jossakin yleisesti käytetyssä tiedostomuodossa tai suullisesti.

Rekisterinpitäjänä meillä voi tietyissä tapauksissa olla oikeus kieltäytyä antamasta, korjaamasta tai poistamasta pyytämiäsi tietoja. Tällaisissa tilanteissa toimitamme sinulle asiasta kirjallisen todistuksen, jossa kieltäytymisen syyt on kerrottu. Halutessasi voit saattaa asiasi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja tietosuojavaltuutetun sivustolta: https://tietosuoja.fi.

Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaavana toimii hallintopäällikkö Ari Tanskanen.

Tietosuojavastaava toimii tukenasi henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.

Yhteystiedot:
Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä
Tietosuojavastaava Ari Tanskanen
PL 303
53101 Lappeenranta
Puhelinnumero: 040 661 0680

Sähköpostiosoite: tietosuoja(at)edusampo.fi

Kansallisena valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta: https://tietosuoja.fi/fi/yhteystiedot

Tietosuojaselosteissa on pääkuvaus henkilötietojen käsittelystä Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymässä. Selosteet ovat osa tietosuoja-asetuksen artiklojen 13 ja 14 vaatimusta rekisteröidyn informoinnista.

Tarkemmat tietosuojaselosteet laaditaan henkilötietoryhmittäin. Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän keskeisiä henkilötietoryhmiä ovat:

1. Opetustoimi: Opetustoimen tietosuojaseloste
2. Henkilöstö:Henkilöstörekisterin tietosuojaseloste
3. Asiakkaat ja tapahtumat: Asiakkaat ja tapahtumat -rekisterin tietosuojaseloste
4. Kameravalvonta: Kameravalvonnan tietosuojaseloste

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tietosuojalaki (1050/2018)

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679

Mikä on tietoturvapoikkeama?

Henkilötietojen tietoturvapoikkeamalla tai tietoturvaloukkauksella tarkoitetaan tapahtumaa, jonka seurauksena henkilötietoja tuhoutuu, häviää, muuttuu, henkilötietoja luovutetaan luvattomasti tai niihin pääsee käsiksi taho, jolla ei ole käsittelyoikeutta.

Henkilötietojen tietoturvapoikkeamia voivat olla esimerkiksi:

• luottamuksellisen henkilötietoja sisältävän materiaalin unohtuminen yleisesti saataville
• hävinnyt tiedonsiirtoväline, kuten USB-tikku
• varastettu tietokone tai kännykkä
• hakkerointi
• haittaohjelmatartunta
• kyberhyökkäys
• www-sivujen luvattomat muutokset
• tulipalo palvelinkeskuksessa
• tiliotteen tai muun arkaluonteista tietoa sisältävän kirjeen tai viestin postitus väärälle henkilölle.

Tietoturvapoikkeamasta voi seurata esimerkiksi henkilötietojen valvomiskyvyn menettäminen, identiteettivarkaus tai petos, maineen vahingoittuminen tai salassapitovelvollisuuden alaisten henkilötietojen paljastuminen.

Tietoturvaloukkauksesta ilmoittaminen

Jos huomaat että Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymässä henkilötietoja on joutunut vaaraan, voit ilmoittaa tapahtumasta sähköpostiosoitteella tietosuoja(at)edusampo.fi tai puhelimitse tietosuojavastaava Ari Tanskanen, p. 040 661 0680 tai tietohallintopäällikkö Simo Horsmanheimo, p. 040 516 6913.

Merkitse ilmoitukseen:

• oma nimi
• yhteystiedot esim. puhelinnumero lisätietojen kysymistä varten
• mitä on tapahtunut
• milloin havaitsit loukkauksen
• missä havaitsit loukkauksen
• onko loukkauksen aiheuttamien vahinkojen pienentämiseksi jo tehty jotain (esim. ilmoitettu varkaudesta poliisille)

Ilmoitus on aina luottamuksellinen, eikä sen tietoja ilmoiteta muille kuin tietoturvapoikkeamia käsitteleville henkilöille.

Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän toiminnasta löytyy julkista tietoa internetsivulta www.edusampo.fi.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvän tieto- ja tarkastuspyynnön voi tehdä kuntayhtymän tietosuojailmoitus-sivulla www.edusampo.fi.

Tietovarantoihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kuvaukset löytyvät kuntayhtymän verkkosivuilta. Selosteissa on kerrottu muun muassa rekisterin käyttötarkoitus, sen sisältämät tiedot, tietojen käyttötarkoitus sekä tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät ja henkilörekisteristä vastaavan viranhaltijan yhteystiedot.

Tämä asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää tiedot tietovarannoista, jotka sisältävät asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja. Tietovarantoihin kuuluvia asiakirjoja ja tietoja hallitaan kuntayhtymän tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelmien avulla. Osa kuntayhtymän tietovarannoista on pitkään tai pysyvästi säilytettävää paperiaineistoa.

Asiakirjajulkisuuskuvaus perustuu kuntayhtymän tiedonhallintamalliin. Molempia kuvauksia ylläpidetään ja päivitetään jatkuvasti, jotta niissä kuvatut tiedot pysyvät ajantasaisina ja oikeina.

Asiakirjaan liittyvät tietopyynnöt pyydetään toimittamaan kuntayhtymän kirjaamoon, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt eteenpäin oikealla taholle vastattavaksi. Tietopyynnön voi tehdä sähköpostilla kirjaamo@ekky.fi tai postitse Armilankatu 40, 53100 Lappeenranta. Tarvittaessa kirjaamo auttaa tietopyynnön yksilöimisessä ja laatimisessa.

Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä noudattaa tietojen antamisessa ja luovuttamisessa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia, EU-tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia sekä erityislainsäädäntöä. Tietopyynnöt käsitellään mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen laaja tai siihen liittyy tavanomaista suurempi työmäärä, asia käsitellään viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Tietopyyntöön liittyvät tiedot voidaan luovuttaa asiakirjasta ja pyytäjän toiveesta riippuen sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Kuntayhtymän kaikki asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole lain perusteella erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Tietopyyntöä julkisesta asiakirjasta ei tarvitse perustella. Julkista asiakirjaa koskevan tietopyynnön voi tehdä vapaamuotoisesti sähköpostilla, puhelimitse tai kirjeitse. Tietopyyntö kannattaa yksilöidä siten, että siitä käy selkeästi ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan otsikko ja päivämäärä kannattaa ilmoittaa, jos ne ovat tiedossa. Kuntayhtymän kirjaamosta saa tarvittaessa apua tietopyynnön tekemiseen.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tulee asiakirjan pyytäjän ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja todentaa henkilöllisyytensä.

Tarvittaessa voimme pyytää muutakin lisätietoa tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettävään tietoon liittyvä tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti kuntayhtymän kirjaamoon tietopyyntölomakkeella, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus.

Pääsääntöisesti asianosaisella on oikeus saada tieto itseään koskevasta salassa pidettävästä asiakirjasta. Henkilö on asianosainen, kun asiakirjalla on vaikutusta hänen etuihinsa, oikeuksiinsa tai velvollisuuksiinsa.

Jos pyydettyä tietoa ei voida antaa, ilmoitamme tietopyynnön tekijälle, mihin tiedon antamisesta kieltäytyminen perustuu. Tiedon tai asiakirjan toimittamisesta kieltäytymisestä annamme tiedon pyytäjän niin halutessa kirjallisen päätöksen, josta on valitusoikeus Itä-Suomen hallinto-oikeudelle.

Koulutuskuntayhtymän henkilörekistereissä olevien tietojen ja asiakirjojen julkisuuteen sekä luovuttamiseen sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta eli julkisuuslakia (621/1999) ja henkilötietojen osalta tietosuoja-asetusta (EU 679/2016) sekä muuta erityislainsäädäntöä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain, jos luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus käsitellä henkilötietoja.

Tietopyyntöön vastaaminen on pääsääntöisesti ilmaista. Mahdollisista hallinnollisista kustannuksista sekä kopiointi- ja postituskustannuksista kuntayhtymällä on oikeus periä kohtuullinen maksu. Jos tietopyyntöön vastaaminen on maksullista, siitä ilmoitetaan tietopyynnön tekijälle ennen kuin pyyntöä aletaan käsitellä.

Maksuttomat asiakirjat

Tiedon saanti asiakirjoista on maksutonta silloin, kun

• asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti
• asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi
• sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään sähköpostitse
• asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin (hallintolaki 8 §, 34 §)
• asiakirjalla/pöytäkirjanotteella viranomaisen päätös annetaan asianomaiselle tiedoksi
• viranomaisen henkilörekisteri:
  henkilötietolain 523/99 § 26 mukaan henkilöllä on oikeus saada henkilörekisteristä maksutta ja salassapitosäännösten estämättä itseään koskevat tiedot (tarkastusoikeus).
• asiakirjasta, josta lain tai asetuksen mukaan ei saa periä lunastusta (posti- ja lähetysmaksua ei peritä, jos asiakirjasta ei peritä lunastusta).

Maksulliset asiakirjat

Tutkintotodistuksesta annetun oikeaksi todistetun kopion hinta on 30 euroa sähköpostilla lähetettynä tai oppilaitokselta noudettuna. Postiennakolla lähetettynä hinta on 37 euroa.

Myös muista asiakirjoista kopiointi on maksullista. Kopiomaksu on 1-5 sivusta 1 €/A4-kokoinen sivu ja yli 15 sivulta 0,74 €/A4-kokoinen sivu. Värikopion hinta on 1,98 €/A4-kokoinen sivu. Kopioiden hinnat koskevat kuntayhtymän omien asiakirjojen kopiointia. Oppilaitoksella ei ole kopiointipalvelua asiakkaan omista asiakirjoista. Kuntayhtymä ei myöskään käännä tilattuja asiakirjoja muille kielille. Suosittelemme käännöstöissä kääntymään auktorisoidun kielenkääntäjän puoleen. Opetushallitus ylläpitää kääntäjärekisteriä.

Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy asianhallintajärjestelmän lisäksi myös operatiivisiin tietojärjestelmiin ja paperiaineistoon.

Kuntayhtymän päätöksentekojärjestelmänä on asianhallintajärjestelmä, jolla hallinnoidaan asioiden vireille tuloa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, säilyttämistä ja toimielinten kokouksia.

Asianhallintajärjestelmässä asiarekisteriin kirjataan asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot, joilla asiakirjat yksilöidään. Yksilöinnillä varmistetaan asiakirjojen säilyminen ja käyttöön saaminen tarvittaessa koko asiakirjan elinkaaren ajan. Tietojärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille määritellään muun muassa julkisuusluokka, henkilötietoluonne, asiakirjatyyppi, säilytysaika, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste. Näiden niin sanottujen metatietojen avulla ohjataan ja dokumentoidaan asiakirjojen/tiedon käsittelyä ja hallintaa.

Tiedon hakua asiarekisteristä voidaan tehdä esimerkiksi asianumerolla, asian tai asiakirjan nimellä, henkilön nimellä (päätöksentekijä, valmistelija, vireillepanija, asiakas), käsittelyvaiheella ja päivämäärällä.

Tarkempaa tietoa asiarekisterin sisällöstä ja rakenteesta saa tarvittaessa kuntayhtymän kirjaamosta kirjaamo@ekky.fi.

Hallinnon tietovaranto käsittää kuntayhtymän strategiseen ja operatiiviseen johtamiseen, omistajaohjaukseen sekä tuotettujen palveluiden kokonaisuuksien hallintaan liittyviä tietoja.

Tietovarantoa käytetään hyvän hallinnon ja erilaisten hallinnollisten velvoitteiden toteuttamiseen sekä johtamisen tukemiseen valtuuston asettamien strategisten tavoitteiden saavuttamisessa.

Tietovaranto koostuu kuntayhtymän päätöksentekoon sekä muiden keskeisten asioiden ja asiakirjojen rekisteröimiseen, valmisteluun, seurantaan ja säilyttämiseen liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistot

• Hallintoasioiden ohjaus
• Toiminnan järjestäminen, ohjaaminen, suunnittelu ja kehittäminen
• Päätöksenteko ja johtaminen
• Tarkastustoimi

Hallintoasioiden ohjauksen tietoaineisto koostuu luottamustoimielinten, neuvottelukuntien ja työryhmien valinta- ja kokoonpanotiedoista.

Toiminnan järjestämisen, ohjaamisen, suunnittelun ja kehittämisen tietoaineisto koostuu kuntayhtymän perustamiseen sekä toiminnan suunnitteluun, kehittämiseen, arviointiin ja seurantaan liittyvistä tiedoista. Tietoaineisto sisältää muun muassa säännöt, ohjeet, omistajaohjauksen, sopimusten hallinnan sekä laadun- ja riskienhallinnan tiedot ja asiakirjat.

Päätöksenteon ja johtamisen tietoaineisto koostuu kuntayhtymän valtuuston, hallituksen, tarkastuslautakunnan, opiskeluoikeustoimikunnan, neuvottelukuntien, yhteistoimintaryhmän, työsuojelutoimikunnan ja tilatyöryhmän kokousmenettelyihin ja viranhaltijoiden päätösten tekemiseen liittyvistä asiakirjoista.

Tarkastustoimen tietoaineisto koostuu kuntayhtymän ulkoisen (tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja) ja sisäisen tarkastuksen (sisäinen tarkastaja) organisointiin sekä toiminnan, hallinnon ja talouden valvontaan liittyvistä asiakirjoista.

Hallinnon tietoaineistot on rekisteröity kuntayhtymän asianhallintajärjestelmään. Kuntayhtymän henkilöstöllä on selaajatunnuksin pääsy asianhallintajärjestelmän julkisiin tietoihin. Salassa pidettäviin tietoihin pääsevät vain henkilöt, joilla työtehtäviinsä liittyen on oikeus tietoihin. Hallinnon tietoaineistoja käsitellään myös muissa operatiivisissa tietojärjestelmissä ja paperiaineistona.

Hakutekijöinä voidaan käyttää esimerkiksi toimielimen, päätöksentekijän tai vireillepanijan nimeä, asian otsikkoa, diaarinumeroa sekä asia- tai hakusanaa.

Hallintoon liittyvää julkista tietoa on saatavilla kuntayhtymän internetsivulla.

Kuntayhtymän luottamustoimielinten esityslistat ja pöytäkirjat ovat nähtävillä internetsivulla, mikäli yksityisyydensuoja ja salassapito eivät toisin vaadi. Viranhaltijapäätökset pidetään nähtävillä kuntalain 140 §:n mukaisesti. Päätökset poistuvat kotisivuilta automaattisesti muutoksenhakuajan päättymisen jälkeen. Laadunhallintaan liittyvää tietoa on saatavilla täällä.

Tietovarannosta vastaa talous- ja hallintojohtaja.

Henkilöstöasioiden tietovaranto käsittää henkilöstön rekrytoinnin ja palvelussuhteeseen liittyvien työnantajatehtävien hoitamiseen liittyviä tietoja.

Tietoja käytetään henkilöstön sekä luottamushenkilöiden palvelus- tai toimeksiantosuhteen mahdollistamiseen ja lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, muun muassa henkilöstöhallinnon toteuttamiseen, työhakemusten käsittelyyn, työajan seurantaan, tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallintaan, työterveyshuollon järjestämiseen sekä työsuojelun ja työturvallisuuden seurantaan ja kehittämiseen.

Tietovaranto koostuu henkilöstön palkkaamiseen, palvelussuhteisiin, palkanmaksuun, osaamisen kehittämiseen ja työhyvinvointiin liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistoto

• Henkilöstöasioiden ohjaus
• Palvelussuhdeasiat
• Palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen
• Osaamisen kehittäminen
• Työhyvinvoinnin edistäminen

Henkilöstöasioiden ohjauksen tietoaineisto koostuu henkilöstöasioiden suunnitteluun, järjestämiseen ja ohjaukseen sekä virka- ja työehtosopimusten paikalliseen sopimiseen liittyviä tietoja ja asiakirjoja.

Palvelussuhdeasioiden tietoaineisto koostuu palvelussuhteen aloittamiseen, hoitamiseen ja päättymiseen sekä palkan, palkkioiden ja korvausten maksamiseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Palkan, palkkioiden ja korvausten maksamisen tietoaineisto koostuu Meita Oy:lle maksattamista varten siirrettävät palkka- ja palkkiotiedot sekä matka- ja kulukorvaukset.

Osaamisen kehittämisen tietoaineisto koostuu kehityskeskusteluihin sekä henkilöstön kouluttamiseen ja kehittämiseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Työhyvinvoinnin edistämisen tietoaineisto koostuu yhteistoiminta-asioihin, työsuojeluun ja -turvallisuuteen, työterveyshuoltoon ja työhyvinvointiin liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Henkilöstöön liittyvät tietoaineistot on rekisteröity henkilöstöjärjestelmäpalveluihin. Tietoja sisältyy mm. rekrytoinnin, palkanlaskennan, työajan seurannan, asianhallintajärjestelmän sekä sähköisen arkiston tietojärjestelmäpalveluihin ja paperiaineistoihin.

Hakutekijöinä voidaan käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta tai tehtävänimikettä.

Kuntayhtymän henkilöstö voi hakea omia tietojaan suoraan eri henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä palvelussuhteensa aikana. Palvelussuhteen jälkeen sekä luottamushenkilöt voivat pyytää tietojaan kuntayhtymän kirjaamosta.

Tietovarannosta vastaa henkilöstöpäällikkö.

Talouden tietovaranto käsittää kuntayhtymän talouden ja omaisuuden hoitamiseen liittyviä tietoja.

Talouden tietoja käytetään lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen vaatimalla ja säännöllistä seurantaa ja kuntayhtymän päätöksentekoa tukevalla tavalla.

Tietovaranto koostuu talouden suunnitteluun, ohjaukseen, toteuttamiseen ja seurantaan, kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen, rahoitukseen, varainhallintaan, omaisuuden hallintaan ja hankintatoimeen liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistot

• Talouden suunnittelu ja seuranta
• Rahoitus ja varainhallinta
• Kirjanpito ja maksuliikenne
• Omaisuuden hallinta
• Hankintatoimi

Talouden suunnittelun ja seurannan tietoaineisto koostuu talousarvion ja -suunnitelman valmistelun ja hyväksynnän, talouden seurannan ja toteumatietojen sekä talousarviomäärärahojen käyttämiseen liittyviä tietoja ja asiakirjoja.

Rahoituksen ja varainhallinnan tietoaineisto koostuu maksuperusteiden määräämisen ja määräytymisen, tukien ja avustusten, valtionosuuksien, hankerahoituksen, sijoitustoiminnan sekä takauksien ja vakuuksien hallintaan liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Kirjanpidon ja maksuliikenteen tietoaineisto koostuu pankkipalveluiden hallintaan, kirjanpitoon, kassatoimintoihin sekä myyntilaskutukseen sisältyviä tietoja ja asiakirjoja.

Omaisuuden hallinnan tietoaineisto koostuu irtaimen ja käyttöomaisuuden hallintaan, myyntiin ja vuokraukseen liittyviä tietoja ja asiakirjoja.

Hankintatoimen tietoaineisto koostuu palvelujen ja tavaroiden hankintaan liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista, muun muassa hankintaohjeet sekä materiaali- ja palveluhankintojen kilpailutukset ja tilaukset. Hankintojen julkinen kilpailutus tapahtuu Cloudia-hankintajärjestelmässä. Hankintoihin liittyvä sopimusten hallinnan tietoaineisto koostuu hankintoihin liittyvistä sopimuksista ja puitesopimuksista.

Tietoja käsitellään taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen tietojärjestelmissä sekä kuntayhtymän asianhallintajärjestelmässä ja paperiaineistona.

Talouteen ja hankintoihin liittyvää julkista tietoa on saatavilla kuntayhtymän internetsivulta.

Talouden ja omaisuuden hallinnan tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä johdosta tarve ja oikeutus käsitellä tietoja.

Tietovarannosta vastaa talous- ja hallintojohtaja.

Opetustoimen tietovaranto käsittää toisen asteen ammatillisen koulutuksen järjestämiseen liittyviä tietoja.

Tietovaranto koostuu Saimaan ammattiopisto Sampon koulutuksen järjestämiseen, suunnitteluun ja ohjaukseen sekä opiskelija-asioiden hoitamiseen liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistot

• Opetuksen ohjaus
• Opiskelija-asiat

Opetuksen ohjauksen tietoaineisto koostuu koulutuksen ja opetuksen järjestämiseen, suunnitteluun ja ohjaukseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Opiskelija-asioiden tietoaineisto koostuu mm. opiskelijaksi ottamiseen, opetuksen järjestämiseen, opiskelijoiden arviointiin ja hyvinvointipalvelujen järjestämiseen sekä palkitsemiseen liittyviä tietoja ja asiakirjoja.

Opiskelijoiden henkilötietoja kerätään ja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseen muun muassa koulutukseen hakeutumisen, opiskelijavalinnan, koulutuksen järjestämisen sekä erilaisten palveluiden tuottamisen ja laskutuksen hoitamisessa. Tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä johdosta tarve ja oikeutus käsitellä tietoja. Koulutus- ja oppisopimusten tekemiseen tarvittavia tietoja käsittelevät myös työnantajien edustajat.

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille vain lainsäädännön vaatimiin käyttötarkoituksiin muun muassa KOSKI-tietovarantoon, Valviralle ja työvoimaviranomaisille. Tietoja ei luovuteta muihin tarkoituksiin ilman rekisteröidyn lupaa.

Tietoaineistoon kuuluvia tietoja sisältyy kuntayhtymän asianhallintajärjestelmään, opetuksen tietojärjestelmiin ja opetuksen tietojärjestelmien liitännäisiin esimerkiksi asiakkuudenhallintajärjestelmään, sähköisen arkistoinnin tietojärjestelmäpalveluihin ja paperiaineistoon.

Hakutekijöinä voidaan käyttää esimerkiksi opiskelijan nimeä, henkilötunnusta tai opiskelijanumeroa.

Opetustoimeen liittyvää julkista tietoa on saatavilla kuntayhtymän internetsivulta https://www.edusampo.fi/opiskelijalle.

Tietovarannosta vastaa kehitysjohtaja.

Tiedonhallinnan ja tietohallinnon tietovaranto käsittää kuntayhtymän tiedonhallinnan, arkistoinnin, tiedolla johtamisen ja IT-palvelujen sekä tietoturvan- ja tietosuojan hoitamiseen liittyviä tietoja.

Tiedonhallinnan tietovaranto koostuu tiedonhallinnan ja arkistoinnin sekä tiedolla johtamisen suunnitteluun, toteuttamiseen, seurantaan, ylläpitoon ja kehittämiseen liittyvistä tietoaineistoista. Tietohallinnon tietovaranto koostuu tietojärjestelmien ja laitteistojen suunnitteluun, asennukseen, käyttöönottoon ja ylläpitoon sekä tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistot

• Tiedonhallinta ja arkistointi
• Tiedolla johtaminen
• IT-palvelut
• Tietoturva ja tietosuoja

Tiedonhallinnan ja arkistoinnin tietoaineisto koostuu aineistonhallintaan liittyvistä arkistotoimen ja asiakirjahallinnon luetteloista, tiedonhallinnan ja arkistoinnin ohjeista ja kehittämisestä sekä tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelmista.

Tiedolla johtamisen tietoaineisto koostuu tiedonhallintamallista, prosessikuvauksista ja tiedolla johtamisen kehittämiseen ja ohjaukseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Tietohallintopalvelujen tietoaineisto koostuu tietojärjestelmien ja laitteiden tarvesuunnittelusta, käytöstä, ylläpidosta ja alasajosta sekä käyttöoikeuksien hallinnasta ja käyttäjätuesta.

Tietoturvan ja tietosuojan tietoaineisto koostuu tietoturvaloukkausten käsittelystä, vaikutustenarvioinnista ja niihin liittyvistä asiakirjoista sekä tietopyyntöjen ja tutkimuslupien käsittelyihin liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Tietovarantojen sisältämiä henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä johdosta tarve ja oikeutus käsitellä tietoja. Oppilaitoksen henkilöstön nimi- ja yhteystiedon ovat julkisesti saatavilla kuntayhtymän internet-sivulla.

Tietovarantoon kuuluvia tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, IT-palvelujen tietojärjestelmissä ja tiedolla johtamisen tietojärjestelmissä.

Hakutekijöinä voidaan käyttää esimerkiksi käyttäjätunnusta, tietopyynnön tekijän nimeä, prosessin nimeä tai otsikkoa.

Tietovarannoista vastaavat talous- ja hallintojohtaja sekä tietohallintopäällikkö.

Viestinnän ja markkinoinnin tietovaranto käsittää ulkoisen ja sisäisen viestinnän sekä markkinoinnin hoitamiseen liittyviä tietoja.

Tietovaranto koostuu kuntayhtymän viestinnän ja markkinoinnin organisointiin, suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistot

• Viestinnän ja markkinoinnin suunnittelu ja kehittäminen
• Viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen

Viestinnän ja markkinoinnin suunnittelun ja kehittämisen tietoaineisto koostuu viestinnän ja markkinoinnin ohjeisiin, suunnitteluun ja kehittämiseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Viestinnän ja markkinoinnin toteuttamisen tietoaineisto koostuu ulkoiseen ja sisäiseen viestintään, markkinointiin, suhdetoimintaan ja sidosryhmäviestintään liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Viestinnän ja markkinoinnin tietojen avulla muun muassa ylläpidetään oppilaitoksen verkkosivuja ja muita sosiaalisen median viestintäkanavia sekä toteutetaan koulutusten markkinointi- ja hakupalveluita.

Henkilötietoja opiskelijoista, asiakkaista ja henkilökunnasta käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä johdosta tarve ja oikeutus käsitellä tietoja.

Oppilaitoksen henkilöstön nimi- ja yhteystiedot ovat julkisesti saatavilla kuntayhtymän internetsivulla.

Tietovarantoon liittyviä tietoja käsitellään useissa tietojärjestelmissä mm. asiakastietojärjestelmissä, verkkosivulla, sosiaalisen median kanavissa ja Telia yritysportaalin tietokannassa.

Hakutekijöinä voidaan käyttää esimerkiksi otsikkoa, tapahtuman tai henkilön nimeä.

Tietovarannosta vastaa kehitysjohtaja.

Tilahallinnan, rakennuttamisen ja metsänhoidon tietovaranto käsittää kiinteistöpalveluihin ja rakennuttamiseen sekä kuntayhtymän omistamien metsien hoitoon liittyviä tietoja.

Tietoja käytetään kiinteistöjen huolto-, valvonta-, kulunvalvonta- ja turvallisuustoimintojen hoitamiseen ja ylläpitämiseen, rakennuttamisen toteuttamiseen ja metsien hoitoon. Tietovaranto koostuu muun muassa avainten hallintaan, kameravalvontaan, kulunhallintaan sekä kiinteistöpalveluihin ja rakennuttamiseen liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistot

• Kiinteistöjen rakentaminen, ylläpito ja käyttäminen
• Metsien hoito ja myynti

Kiinteistöjen rakentamisen, ylläpidon ja käyttämisen tietoaineisto koostuu tila- ja rakennushankkeiden suunnittelusta ja toteutuksesta sekä rakennusten ja tilojen ylläpidosta ja vuokrauksesta.

Metsien hoidon ja myynnin tietoaineisto koostuu metsien hoitoon ja puutavaran myyntiin liittyvistä tiedoista.

Tietovarannon tietoja käsitellään kiinteistöpalvelujen tietojärjestelmissä ja asianhallintajärjestelmässä.

Kameravalvonnan tiedot on tallennettu erilliseen kameravalvontajärjestelmään. Kameravalvonta on osa henkilö- ja tilaturvallisuutta ja niiden sisältämä aineisto ja lokitiedot ovat salassa pidettävää tietoa (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 24 § kohta 7). Tietoa järjestelmästä luovutetaan vain kuntayhtymän sisäisen turvallisuuden ja valvonnan toteuttamiseen väärinkäyttöepäilyssä tai rikosepäilyssä poliisille esitutkintamateriaaliksi.

Hakutekijöinä voidaan käyttää esimerkiksi kiinteistön osoitetta, asian otsikkoa tai metsäpalstan rekisteröintinumeroa.

Tietovarannosta vastaa apulaisrehtori.