Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän asiakirjajulkisuuskuvaus

Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti. 

Kuvauksessa kerrotaan, missä laajuudessa kuntayhtymän asioiden käsittelyssä ja palvelujen tuottamisessa kerätään ja käsitellään tietoja opiskelijoista, henkilöstöstä, asiakkaista ja sidosryhmistä.

Kuvauksesta myös ilmenee, miten asiakkaat ja muut asianosaiset voivat etsiä ja pyytää tietoa kuntayhtymän tietovarannoista.

Mistä ja miten tietoa voi etsiä?

Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän toiminnasta löytyy julkista tietoa internetsivulta www.edusampo.fi.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvän tieto- ja tarkastuspyynnön voi tehdä kuntayhtymän tietosuojailmoitus-sivulla www.edusampo.fi

Tietovarantoihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kuvaukset löytyvät kuntayhtymän verkkosivuilta. Selosteissa on kerrottu muun muassa rekisterin käyttötarkoitus, sen sisältämät tiedot, tietojen käyttötarkoitus sekä tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät ja henkilörekisteristä vastaavan viranhaltijan yhteystiedot.

Tämä asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää tiedot tietovarannoista, jotka sisältävät asiarekisteriin ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja. Tietovarantoihin kuuluvia asiakirjoja ja tietoja hallitaan kuntayhtymän tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelmien avulla. Osa kuntayhtymän tietovarannoista on pitkään tai pysyvästi säilytettävää paperiaineistoa.

Asiakirjajulkisuuskuvaus perustuu kuntayhtymän tiedonhallintamalliin. Molempia kuvauksia ylläpidetään ja päivitetään jatkuvasti, jotta niissä kuvatut tiedot pysyvät ajantasaisina ja oikeina. 

Tietopyynnön tekeminen

Asiakirjaan liittyvät tietopyynnöt pyydetään toimittamaan kuntayhtymän kirjaamoon, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt eteenpäin oikealla taholle vastattavaksi. Tietopyynnön voi tehdä sähköpostilla kirjaamo@ekky.fi tai postitse Armilankatu 40, 53100 Lappeenranta. Tarvittaessa kirjaamo auttaa tietopyynnön yksilöimisessä ja laatimisessa. 

Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä noudattaa tietojen antamisessa ja luovuttamisessa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia, EU-tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia sekä erityislainsäädäntöä. Tietopyynnöt käsitellään mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen laaja tai siihen liittyy tavanomaista suurempi työmäärä, asia käsitellään viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Tietopyyntöön liittyvät tiedot voidaan luovuttaa asiakirjasta ja pyytäjän toiveesta riippuen sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.  

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Kuntayhtymän kaikki asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole lain perusteella erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Tietopyyntöä julkisesta asiakirjasta ei tarvitse perustella. Julkista asiakirjaa koskevan tietopyynnön voi tehdä vapaamuotoisesti sähköpostilla, puhelimitse tai kirjeitse. Tietopyyntö kannattaa yksilöidä siten, että siitä käy selkeästi ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan otsikko ja päivämäärä kannattaa ilmoittaa, jos ne ovat tiedossa. Kuntayhtymän kirjaamosta saa tarvittaessa apua tietopyynnön tekemiseen.  

 

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tulee asiakirjan pyytäjän ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja todentaa henkilöllisyytensä.

Tarvittaessa voimme pyytää muutakin lisätietoa tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettävään tietoon liittyvä tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti kuntayhtymän kirjaamoon tietopyyntölomakkeella, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus.

 

Pääsääntöisesti asianosaisella on oikeus saada tieto itseään koskevasta salassa pidettävästä asiakirjasta. Henkilö on asianosainen, kun asiakirjalla on vaikutusta hänen etuihinsa, oikeuksiinsa tai velvollisuuksiinsa.

Jos pyydettyä tietoa ei voida antaa, ilmoitamme tietopyynnön tekijälle, mihin tiedon antamisesta kieltäytyminen perustuu. Tiedon tai asiakirjan toimittamisesta kieltäytymisestä annamme tiedon pyytäjän niin halutessa kirjallisen päätöksen, josta on valitusoikeus Itä-Suomen hallinto-oikeudelle.

 

Koulutuskuntayhtymän henkilörekistereissä olevien tietojen ja asiakirjojen julkisuuteen sekä luovuttamiseen sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta eli julkisuuslakia (621/1999) ja henkilötietojen osalta tietosuoja-asetusta (EU 679/2016) sekä muuta erityislainsäädäntöä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain, jos luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus käsitellä henkilötietoja.

Asiakirjan antamisesta perittävät maksut 

Tietopyyntöön vastaaminen on pääsääntöisesti ilmaista. Mahdollisista hallinnollisista kustannuksista sekä kopiointi- ja postituskustannuksista kuntayhtymällä on oikeus periä kohtuullinen maksu. Jos tietopyyntöön vastaaminen on maksullista, siitä ilmoitetaan tietopyynnön tekijälle ennen kuin pyyntöä aletaan käsitellä.

Maksuttomat asiakirjat

Tiedon saanti asiakirjoista on maksutonta silloin, kun

• asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti
• asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi
• sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään sähköpostitse
• asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin (hallintolaki 8 §, 34 §)
• asiakirjalla/pöytäkirjanotteella viranomaisen päätös annetaan asianomaiselle tiedoksi
• viranomaisen henkilörekisteri:
  henkilötietolain 523/99 § 26 mukaan henkilöllä on oikeus saada henkilörekisteristä maksutta ja salassapitosäännösten estämättä itseään koskevat tiedot (tarkastusoikeus).
• asiakirjasta, josta lain tai asetuksen mukaan ei saa periä lunastusta (posti- ja lähetysmaksua ei peritä, jos asiakirjasta ei peritä lunastusta).

Maksulliset asiakirjat

Tutkintotodistuksesta annetun oikeaksi todistetun kopion hinta on 30 euroa sähköpostilla lähetettynä tai oppilaitokselta noudettuna. Postiennakolla lähetettynä hinta on 37 euroa.

Myös muista asiakirjoista kopiointi on maksullista. Kopiomaksu on 1-5 sivusta 1 €/A4-kokoinen sivu ja yli 15 sivulta 0,74 €/A4-kokoinen sivu. Värikopion hinta on 1,98 €/A4-kokoinen sivu. Kopioiden hinnat koskevat kuntayhtymän omien asiakirjojen kopiointia. Oppilaitoksella ei ole kopiointipalvelua asiakkaan omista asiakirjoista. Kuntayhtymä ei myöskään käännä tilattuja asiakirjoja muille kielille. Suosittelemme käännöstöissä kääntymään auktorisoidun kielenkääntäjän puoleen. Opetushallitus ylläpitää kääntäjärekisteriä.

Kuntayhtymän asiarekisteri ja päätöksenteko

Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy asianhallintajärjestelmän lisäksi myös operatiivisiin tietojärjestelmiin ja paperiaineistoon. 

Kuntayhtymän päätöksentekojärjestelmänä on asianhallintajärjestelmä, jolla hallinnoidaan asioiden vireille tuloa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, säilyttämistä ja toimielinten kokouksia.

 

Asianhallintajärjestelmässä asiarekisteriin kirjataan asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot, joilla asiakirjat yksilöidään. Yksilöinnillä varmistetaan asiakirjojen säilyminen ja käyttöön saaminen tarvittaessa koko asiakirjan elinkaaren ajan. Tietojärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille määritellään muun muassa julkisuusluokka, henkilötietoluonne, asiakirjatyyppi, säilytysaika, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste. Näiden niin sanottujen metatietojen avulla ohjataan ja dokumentoidaan asiakirjojen/tiedon käsittelyä ja hallintaa. 

Tiedon hakua asiarekisteristä voidaan tehdä esimerkiksi asianumerolla, asian tai asiakirjan nimellä, henkilön nimellä (päätöksentekijä, valmistelija, vireillepanija, asiakas), käsittelyvaiheella ja päivämäärällä.

Tarkempaa tietoa asiarekisterin sisällöstä ja rakenteesta saa tarvittaessa kuntayhtymän kirjaamosta kirjaamo@ekky.fi.

Kuntayhtymän tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostama tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.

Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän tietovarannot koostuvat lakien ja säännösten mukaisista toiminnassa käsiteltävistä, ylläpidettävistä ja säilytettävistä tietoaineistoista. Tietoaineisto on asiakirjoista muodostuva kokonaisuus.

Kuntayhtymän tietovarantoihin liittyviä tietoaineistoja ja tietoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.   

1. Hallinto

Hallinnon tietovaranto käsittää kuntayhtymän strategiseen ja operatiiviseen johtamiseen, omistajaohjaukseen sekä tuotettujen palveluiden kokonaisuuksien hallintaan liittyviä tietoja.

Tietovarantoa käytetään hyvän hallinnon ja erilaisten hallinnollisten velvoitteiden toteuttamiseen sekä johtamisen tukemiseen valtuuston asettamien strategisten tavoitteiden saavuttamisessa.

Tietovaranto koostuu kuntayhtymän päätöksentekoon sekä muiden keskeisten asioiden ja asiakirjojen rekisteröimiseen, valmisteluun, seurantaan ja säilyttämiseen liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistot

• Hallintoasioiden ohjaus
• Toiminnan järjestäminen, ohjaaminen, suunnittelu ja kehittäminen
• Päätöksenteko ja johtaminen
• Tarkastustoimi

Hallintoasioiden ohjauksen tietoaineisto koostuu luottamustoimielinten, neuvottelukuntien ja työryhmien valinta- ja kokoonpanotiedoista.

Toiminnan järjestämisen, ohjaamisen, suunnittelun ja kehittämisen tietoaineisto koostuu kuntayhtymän perustamiseen sekä toiminnan suunnitteluun, kehittämiseen, arviointiin ja seurantaan liittyvistä tiedoista. Tietoaineisto sisältää muun muassa säännöt, ohjeet, omistajaohjauksen, sopimusten hallinnan sekä laadun- ja riskienhallinnan tiedot ja asiakirjat.

Päätöksenteon ja johtamisen tietoaineisto koostuu kuntayhtymän valtuuston, hallituksen, tarkastuslautakunnan, opiskeluoikeustoimikunnan, neuvottelukuntien, yhteistoimintaryhmän, työsuojelutoimikunnan ja tilatyöryhmän kokousmenettelyihin ja viranhaltijoiden päätösten tekemiseen liittyvistä asiakirjoista.

Tarkastustoimen tietoaineisto koostuu kuntayhtymän ulkoisen (tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja) ja sisäisen tarkastuksen (sisäinen tarkastaja) organisointiin sekä toiminnan, hallinnon ja talouden valvontaan liittyvistä asiakirjoista.

Hallinnon tietoaineistot on rekisteröity kuntayhtymän asianhallintajärjestelmään. Kuntayhtymän henkilöstöllä on selaajatunnuksin pääsy asianhallintajärjestelmän julkisiin tietoihin. Salassa pidettäviin tietoihin pääsevät vain henkilöt, joilla työtehtäviinsä liittyen on oikeus tietoihin. Hallinnon tietoaineistoja käsitellään myös muissa operatiivisissa tietojärjestelmissä ja paperiaineistona. 

Hakutekijöinä voidaan käyttää esimerkiksi toimielimen, päätöksentekijän tai vireillepanijan nimeä, asian otsikkoa, diaarinumeroa sekä asia- tai hakusanaa.

Hallintoon liittyvää julkista tietoa on saatavilla kuntayhtymän internetsivulla: https://www.edusampo.fi/tietoa_samposta/etela-karjalan_koulutuskuntayhtyma/hallinto_ja_paatoksenteko.

Kuntayhtymän luottamustoimielinten esityslistat ja pöytäkirjat ovat nähtävillä internetsivulla, mikäli yksityisyydensuoja ja salassapito eivät toisin vaadi. Viranhaltijapäätökset pidetään nähtävillä kuntalain 140 §:n mukaisesti. Päätökset poistuvat kotisivuilta automaattisesti muutoksenhakuajan päättymisen jälkeen. Laadunhallintaan liittyvää tietoa on saatavilla https://www.edusampo.fi/tietoa_samposta/saimaan_ammattiopisto_sampo/kehittaminen/laadunhallinta

Tietovarannosta vastaa talous- ja hallintojohtaja.

2. Henkilöstö

Henkilöstöasioiden tietovaranto käsittää henkilöstön rekrytoinnin ja palvelussuhteeseen liittyvien työnantajatehtävien hoitamiseen liittyviä tietoja.  

Tietoja käytetään henkilöstön sekä luottamushenkilöiden palvelus- tai toimeksiantosuhteen mahdollistamiseen ja lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, muun muassa henkilöstöhallinnon toteuttamiseen, työhakemusten käsittelyyn, työajan seurantaan, tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallintaan, työterveyshuollon järjestämiseen sekä työsuojelun ja työturvallisuuden seurantaan ja kehittämiseen.   

Tietovaranto koostuu henkilöstön palkkaamiseen, palvelussuhteisiin, palkanmaksuun, osaamisen kehittämiseen ja työhyvinvointiin liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistoto  

• Henkilöstöasioiden ohjaus
• Palvelussuhdeasiat
• Palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen
• Osaamisen kehittäminen
• Työhyvinvoinnin edistäminen

Henkilöstöasioiden ohjauksen tietoaineisto koostuu henkilöstöasioiden suunnitteluun, järjestämiseen ja ohjaukseen sekä virka- ja työehtosopimusten paikalliseen sopimiseen liittyviä tietoja ja asiakirjoja.

Palvelussuhdeasioiden tietoaineisto koostuu palvelussuhteen aloittamiseen, hoitamiseen ja päättymiseen sekä palkan, palkkioiden ja korvausten maksamiseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Palkan, palkkioiden ja korvausten maksamisen tietoaineisto koostuu Meita Oy:lle maksattamista varten siirrettävät palkka- ja palkkiotiedot sekä matka- ja kulukorvaukset.  

Osaamisen kehittämisen tietoaineisto koostuu kehityskeskusteluihin sekä henkilöstön kouluttamiseen ja kehittämiseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Työhyvinvoinnin edistämisen tietoaineisto koostuu yhteistoiminta-asioihin, työsuojeluun ja -turvallisuuteen, työterveyshuoltoon ja työhyvinvointiin liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Henkilöstöön liittyvät tietoaineistot on rekisteröity henkilöstöjärjestelmäpalveluihin. Tietoja sisältyy mm. rekrytoinnin, palkanlaskennan, työajan seurannan, asianhallintajärjestelmän sekä sähköisen arkiston tietojärjestelmäpalveluihin ja paperiaineistoihin.

Hakutekijöinä voidaan käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta tai tehtävänimikettä.

Kuntayhtymän henkilöstö voi hakea omia tietojaan suoraan eri henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä palvelussuhteensa aikana. Palvelussuhteen jälkeen sekä luottamushenkilöt voivat pyytää tietojaan kuntayhtymän kirjaamosta.

Tietovarannosta vastaa henkilöstöpäällikkö.

3. Talous

Talouden tietovaranto käsittää kuntayhtymän talouden ja omaisuuden hoitamiseen liittyviä tietoja.  

Talouden tietoja käytetään lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen vaatimalla ja säännöllistä seurantaa ja kuntayhtymän päätöksentekoa tukevalla tavalla.

Tietovaranto koostuu talouden suunnitteluun, ohjaukseen, toteuttamiseen ja seurantaan, kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen, rahoitukseen, varainhallintaan, omaisuuden hallintaan ja hankintatoimeen liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistot

• Talouden suunnittelu ja seuranta
• Rahoitus ja varainhallinta
• Kirjanpito ja maksuliikenne
• Omaisuuden hallinta
• Hankintatoimi

Talouden suunnittelun ja seurannan tietoaineisto koostuu talousarvion ja -suunnitelman valmistelun ja hyväksynnän, talouden seurannan ja toteumatietojen sekä talousarviomäärärahojen käyttämiseen liittyviä tietoja ja asiakirjoja.

Rahoituksen ja varainhallinnan tietoaineisto koostuu maksuperusteiden määräämisen ja määräytymisen, tukien ja avustusten, valtionosuuksien, hankerahoituksen, sijoitustoiminnan sekä takauksien ja vakuuksien hallintaan liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Kirjanpidon ja maksuliikenteen tietoaineisto koostuu pankkipalveluiden hallintaan, kirjanpitoon, kassatoimintoihin sekä myyntilaskutukseen sisältyviä tietoja ja asiakirjoja.

Omaisuuden hallinnan tietoaineisto koostuu irtaimen ja käyttöomaisuuden hallintaan, myyntiin ja vuokraukseen liittyviä tietoja ja asiakirjoja.

Hankintatoimen tietoaineisto koostuu palvelujen ja tavaroiden hankintaan liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista, muun muassa hankintaohjeet sekä materiaali- ja palveluhankintojen kilpailutukset ja tilaukset. Hankintojen julkinen kilpailutus tapahtuu Cloudia-hankintajärjestelmässä. Hankintoihin liittyvä sopimusten hallinnan tietoaineisto koostuu hankintoihin liittyvistä sopimuksista ja puitesopimuksista.  

Tietoja käsitellään taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen tietojärjestelmissä sekä kuntayhtymän asianhallintajärjestelmässä ja paperiaineistona.

Talouteen ja hankintoihin liittyvää julkista tietoa on saatavilla kuntayhtymän internetsivulta 

https://www.edusampo.fi/tietoa_samposta/etela-karjalan_koulutuskuntayhtyma/talous

https://www.edusampo.fi/tietoa_samposta/saimaan_ammattiopisto_sampo/hankinnat 

Talouden ja omaisuuden hallinnan tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä johdosta tarve ja oikeutus käsitellä tietoja.

Tietovarannosta vastaa talous- ja hallintojohtaja. 

3. Opetustoimi

Opetustoimen tietovaranto käsittää toisen asteen ammatillisen koulutuksen järjestämiseen liittyviä tietoja. 

Tietovaranto koostuu Saimaan ammattiopisto Sampon koulutuksen järjestämiseen, suunnitteluun ja ohjaukseen sekä opiskelija-asioiden hoitamiseen liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistot

• Opetuksen ohjaus
• Opiskelija-asiat

Opetuksen ohjauksen tietoaineisto koostuu koulutuksen ja opetuksen järjestämiseen, suunnitteluun ja ohjaukseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

 

Opiskelija-asioiden tietoaineisto koostuu mm. opiskelijaksi ottamiseen, opetuksen järjestämiseen, opiskelijoiden arviointiin ja hyvinvointipalvelujen järjestämiseen sekä palkitsemiseen liittyviä tietoja ja asiakirjoja.

 

Opiskelijoiden henkilötietoja kerätään ja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseen muun muassa koulutukseen hakeutumisen, opiskelijavalinnan, koulutuksen järjestämisen sekä erilaisten palveluiden tuottamisen ja laskutuksen hoitamisessa. Tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä johdosta tarve ja oikeutus käsitellä tietoja. Koulutus- ja oppisopimusten tekemiseen tarvittavia tietoja käsittelevät myös työnantajien edustajat.

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille vain lainsäädännön vaatimiin käyttötarkoituksiin muun muassa KOSKI-tietovarantoon, Valviralle ja työvoimaviranomaisille. Tietoja ei luovuteta muihin tarkoituksiin ilman rekisteröidyn lupaa.

Tietoaineistoon kuuluvia tietoja sisältyy kuntayhtymän asianhallintajärjestelmään, opetuksen tietojärjestelmiin ja opetuksen tietojärjestelmien liitännäisiin esimerkiksi asiakkuudenhallintajärjestelmään, sähköisen arkistoinnin tietojärjestelmäpalveluihin ja paperiaineistoon.

Hakutekijöinä voidaan käyttää esimerkiksi opiskelijan nimeä, henkilötunnusta tai opiskelijanumeroa.

Opetustoimeen liittyvää julkista tietoa on saatavilla kuntayhtymän internetsivulta https://www.edusampo.fi/opiskelemaan.

Tietovarannosta vastaa pedagoginen johtaja. 

5. Tiedonhallinta ja tietohallinto

Tiedonhallinnan ja tietohallinnon tietovaranto käsittää kuntayhtymän tiedonhallinnan, arkistoinnin, tiedolla johtamisen ja IT-palvelujen sekä tietoturvan- ja tietosuojan hoitamiseen liittyviä tietoja.

Tiedonhallinnan tietovaranto koostuu tiedonhallinnan ja arkistoinnin sekä tiedolla johtamisen suunnitteluun, toteuttamiseen, seurantaan, ylläpitoon ja kehittämiseen liittyvistä tietoaineistoista. Tietohallinnon tietovaranto koostuu tietojärjestelmien ja laitteistojen suunnitteluun, asennukseen, käyttöönottoon ja ylläpitoon sekä tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistot

• Tiedonhallinta ja arkistointi
• Tiedolla johtaminen
• IT-palvelut
• Tietoturva ja tietosuoja

Tiedonhallinnan ja arkistoinnin tietoaineisto koostuu aineistonhallintaan liittyvistä arkistotoimen ja asiakirjahallinnon luetteloista, tiedonhallinnan ja arkistoinnin ohjeista ja kehittämisestä sekä tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelmista.

Tiedolla johtamisen tietoaineisto koostuu tiedonhallintamallista, prosessikuvauksista ja tiedolla johtamisen kehittämiseen ja ohjaukseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Tietohallintopalvelujen tietoaineisto koostuu tietojärjestelmien ja laitteiden tarvesuunnittelusta, käytöstä, ylläpidosta ja alasajosta sekä käyttöoikeuksien hallinnasta ja käyttäjätuesta.

Tietoturvan ja tietosuojan tietoaineisto koostuu tietoturvaloukkausten käsittelystä, vaikutustenarvioinnista ja niihin liittyvistä asiakirjoista sekä tietopyyntöjen ja tutkimuslupien käsittelyihin liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Tietovarantojen sisältämiä henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä johdosta tarve ja oikeutus käsitellä tietoja. Oppilaitoksen henkilöstön nimi- ja yhteystiedon ovat julkisesti saatavilla kuntayhtymän internet-sivulla.

Tietovarantoon kuuluvia tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, IT-palvelujen tietojärjestelmissä ja tiedolla johtamisen tietojärjestelmissä.   

Hakutekijöinä voidaan käyttää esimerkiksi käyttäjätunnusta, tietopyynnön tekijän nimeä, prosessin nimeä tai otsikkoa.

Tietovarannoista vastaavat talous- ja hallintojohtaja sekä tietohallintopäällikkö. 

6. Viestintä ja markkinointi

Viestinnän ja markkinoinnin tietovaranto käsittää ulkoisen ja sisäisen viestinnän sekä markkinoinnin hoitamiseen liittyviä tietoja.

Tietovaranto koostuu kuntayhtymän viestinnän ja markkinoinnin organisointiin, suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistot

• Viestinnän ja markkinoinnin suunnittelu ja kehittäminen
• Viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen

Viestinnän ja markkinoinnin suunnittelun ja kehittämisen tietoaineisto koostuu viestinnän ja markkinoinnin ohjeisiin, suunnitteluun ja kehittämiseen liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista.

Viestinnän ja markkinoinnin toteuttamisen tietoaineisto koostuu ulkoiseen ja sisäiseen viestintään, markkinointiin, suhdetoimintaan ja sidosryhmäviestintään liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista. 

Viestinnän ja markkinoinnin tietojen avulla muun muassa ylläpidetään oppilaitoksen verkkosivuja ja muita sosiaalisen median viestintäkanavia sekä toteutetaan koulutusten markkinointi- ja hakupalveluita. 

Henkilötietoja opiskelijoista, asiakkaista ja henkilökunnasta käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä johdosta tarve ja oikeutus käsitellä tietoja.

Oppilaitoksen henkilöstön nimi- ja yhteystiedot ovat julkisesti saatavilla kuntayhtymän internetsivulla.

Tietovarantoon liittyviä tietoja käsitellään useissa tietojärjestelmissä mm. asiakastietojärjestelmissä, verkkosivulla, sosiaalisen median kanavissa ja Telia yritysportaalin tietokannassa.

Hakutekijöinä voidaan käyttää esimerkiksi otsikkoa, tapahtuman tai henkilön nimeä.

Tietovarannosta vastaa pedagoginen johtaja. 

7. Tilahallinta, rakennuttaminen ja metsänhoito

Tilahallinnan, rakennuttamisen ja metsänhoidon tietovaranto käsittää kiinteistöpalveluihin ja rakennuttamiseen sekä kuntayhtymän omistamien metsien hoitoon liittyviä tietoja.

Tietoja käytetään kiinteistöjen huolto-, valvonta-, kulunvalvonta- ja turvallisuustoimintojen hoitamiseen ja ylläpitämiseen, rakennuttamisen toteuttamiseen ja metsien hoitoon. Tietovaranto koostuu muun muassa avainten hallintaan, kameravalvontaan, kulunhallintaan sekä kiinteistöpalveluihin ja rakennuttamiseen liittyvistä tietoaineistoista.

Tietoaineistot

• Kiinteistöjen rakentaminen, ylläpito ja käyttäminen
• Metsien hoito ja myynti

Kiinteistöjen rakentamisen, ylläpidon ja käyttämisen tietoaineisto koostuu tila- ja rakennushankkeiden suunnittelusta ja toteutuksesta sekä rakennusten ja tilojen ylläpidosta ja vuokrauksesta.

Metsien hoidon ja myynnin tietoaineisto koostuu metsien hoitoon ja puutavaran myyntiin liittyvistä tiedoista.

Tietovarannon tietoja käsitellään kiinteistöpalvelujen tietojärjestelmissä ja asianhallintajärjestelmässä.

Kameravalvonnan tiedot on tallennettu erilliseen kameravalvontajärjestelmään. Kameravalvonta on osa henkilö- ja tilaturvallisuutta ja niiden sisältämä aineisto ja lokitiedot ovat salassa pidettävää tietoa (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 24 § kohta 7). Tietoa järjestelmästä luovutetaan vain kuntayhtymän sisäisen turvallisuuden ja valvonnan toteuttamiseen väärinkäyttöepäilyssä tai rikosepäilyssä poliisille esitutkintamateriaaliksi.

Hakutekijöinä voidaan käyttää esimerkiksi kiinteistön osoitetta, asian otsikkoa tai metsäpalstan rekisteröintinumeroa.

Tietovarannosta vastaa tekniikan alan apulaisrehtori.